Pracodawca może fundować posiłki pracownikom nie tylko zobowiązany przepisami, ale również fakultatywnie. Różne sytuacje, w których pracownik otrzymuje posiłek, będą różnie rozpatrywane w kosztach uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
Posiłek pracownika a koszty uzyskania przychodu
W przepisach podatkowych nie przewidziano specjalnych uregulowań w zakresie posiłków zapewnianych pracownikom. Zasady ogólne mówią o tym, że posiłki dla pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodu pod warunkiem, że wydatki na nie poniesione, są związane z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu i zostaną właściwie udokumentowane.
Zaznaczyć należy, ze przepisy dotyczące zapewnienia posiłków w firmie dotyczą nie tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych lub wykonujących pracę na własny rachunek. Warunkiem jest wykonywanie zadań służbowych na terenie zakładu pracy albo na innym terenie, wskazanym przez zatrudniającego.
Posiłki regeneracyjne są obowiązkiem przedsiębiorcy
Zapewnienie posiłków regeneracyjnych należy do obowiązków przedsiębiorcy, jeśli pracownicy wykonują swoje zadania w ciężkich warunkach atmosferycznych. W okresie zimowym, kiedy temperatura spadnie poniżej 10 stopni, pracownikom pracującym na otwartej przestrzeni należą się ciepłe posiłki regeneracyjne – raz dziennie, oraz ciepłe napoje regeneracyjne – przez cały okres trwania zmiany.
Jeśli pracodawca nie może dostarczyć pracownikom posiłków regeneracyjnych – z braku takiej możliwości, powinien zapewnić im spożycie posiłku w lokalu lub umożliwić przygotowanie go samodzielnie, z dostarczonych przez pracodawcę składników. Bez względu na przyjęte rozwiązanie, posiłki regeneracyjne spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.
Ważne! Pamiętajcie, że rozliczając w firmie fakturę za posiłki dla pracowników w przypadku gastronomii prawo do odliczenia VAT przysługuje co do zasady tylko przy cateringu.
Posiłki pracownicze – nazwijmy je: uznaniowe
W praktyce zdarza się, że pracodawcy zapewniają swoim pracownikom żywność także w sytuacjach, kiedy przepisy tego nie wymagają. Najczęściej są to wydatki na zakup wody, kawy, herbaty, cukru czy soków – dostarczenie takich podstawowych produktów są standardem w firmach. Zdarza się, że pracodawca decyduje się dodatkowo zapewnić także posiłki – np. obiad w okresach natężonej pracy lub przekąski i słodycze na zebraniach pracowniczych. Wydatki takie służą uzyskaniu większej efektywności w firmie. Ma to miejsce najczęściej w czasie, kiedy pracownicy działają w warunkach zwiększonego natężenia pracy czy w ramach nadgodzin.
Organy skarbowe od dawna już stoją na stanowisku, że nie wzbudza wątpliwości taki rodzaj wydatków na gastronomię i że mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu. Zasadniczo ich zadaniem jest utrzymanie dobrych warunków pracy w firmie oraz jak najefektywniejszego wykorzystania czasu pracy, a co za tym idzie – uzyskanie przychodu.
Pamiętać należy, że każdy zakup przedsiębiorca ma obowiązek poprawnie udokumentować i właściwie uzasadnić.
